Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert dich darüber, welche personenbezogenen Daten die App „Dearly Kept“ und diese Website verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Benedict Heine
Marinesteig 8
14129 Berlin
Deutschland
E-Mail: support@dearlykept.de

Einen gesonderten Datenschutzbeauftragten gibt es nicht; dafür liegt die Verarbeitung unterhalb der gesetzlichen Schwelle.

Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: je nach Anmeldeweg deine E-Mail-Adresse, deine Apple-ID (Sign in with Apple, ggf. eine anonyme Relay-Adresse) oder dein Google-Konto, dazu Anzeigename, Benutzername sowie optional Profilbild, Kurzbeschreibung und Heimatort.
• Inhalte: die von dir erfassten Postkarten – Fotos der Vorder- und Rückseite, Orte, Länder, Datumsangaben, erkannter Text und Zusammenfassungen – sowie die von dir angelegten Personen (Namen, Spitznamen).
• Soziale Daten: Freundschaften und Verknüpfungen zwischen Personen und Profilen, die du selbst herstellst.
• Nutzungsdaten: Zeitpunkte deiner App-Nutzung (z. B. der letzte App-Start), um die aktive Nutzung auszuwerten und die App zu verbessern.
• Kauf- und Abodaten: falls du kostenpflichtige Funktionen nutzt, die zugehörigen Transaktionskennungen und dein Tarif. Die Zahlung selbst wickelt Apple ab; wir erhalten keine Zahlungsdaten.
• Moderationsdaten: wenn du ein Profil meldest oder blockierst, speichern wir die beteiligten Konto-IDs, den gewählten Meldegrund und den Bearbeitungsstatus.
• Geräte-Kennung bei der Registrierung: beim Anlegen eines Kontos verarbeiten wir eine von Apple vergebene, herstellerbezogene Gerätekennung (identifierForVendor) in gekürzter Form, um zu verhindern, dass das einmalige Startguthaben durch wiederholte Neuanmeldungen missbraucht wird.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App (Konto, Speicherung und Synchronisierung deiner Postkarten, soziale Funktionen): Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• KI-Analyse von Postkarten (siehe unten): deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne deine Zustimmung wird keine Cloud-Analyse gestartet; die lokale Texterkennung auf deinem Gerät überträgt keine Bilder.
• Nutzungsauswertung (aktive Nutzung): berechtigtes Interesse am Betrieb und an der Verbesserung der App, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Kaufabwicklung: Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Meldungen und Blockierungen: berechtigtes Interesse an einer sicheren Gemeinschaft und der Verhinderung von Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Missbrauchsschutz bei der Registrierung: berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Mehrfachanmeldungen zur Erschleichung von Guthaben, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Betrieb dieser Website: berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

KI-Analyse (Cloud)

Wenn du die KI-Analyse einer Postkarte startest, werden die Fotos der Karte und ggf. ein zugehöriger Text an unseren Server (Supabase) und von dort an den KI-Dienst Anthropic (Claude) übertragen, um z. B. Herkunft, Absender und Anlass zu erkennen. Diese Übertragung erfolgt ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung. Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden, abgesichert über die EU-Standardvertragsklauseln. Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die lokale Texterkennung auf deinem Gerät überträgt keine Bilder.

Die Analyse trifft keine Entscheidung über dich; sie erzeugt Vorschläge, die du einzeln annehmen oder verwerfen kannst. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Personen auf deinen Postkarten

Postkarten enthalten fast immer Daten anderer Menschen: Handschrift, Namen, Anschriften, Grüße. Sofern du die App rein privat nutzt, unterliegt das der Haushaltsausnahme des Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO. Wenn du Karteninhalte darüber hinaus verwendest, etwa indem du sie veröffentlichst, bist du für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. Wir empfehlen, fremde Namen und Anschriften vor einer Veröffentlichung unkenntlich zu machen.

Orts-Erkennung

Zur Umwandlung von Ortsnamen in Koordinaten und umgekehrt nutzen wir den Kartendienst von Apple. Dabei werden die jeweiligen Ortsangaben an Apple übertragen. Die App greift nicht auf die Standortdienste deines Geräts zu.

Diese Website

Die Website wird bei Cloudflare gehostet. Beim Abruf einer Seite verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten wie deine IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge und Browserkennung. Das ist zur Auslieferung und zur Abwehr von Angriffen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden nur kurzzeitig vorgehalten und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Cloudflare verarbeitet in unserem Auftrag; eine Übermittlung in die USA ist über die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

Diese Website setzt keine Cookies, bindet keine externen Schriftarten oder Skripte ein und nutzt keine Analyse- oder Werbewerkzeuge. Wenn du oben die Sprache umschaltest, wird diese Wahl im lokalen Speicher deines Browsers abgelegt, damit sie beim nächsten Besuch erhalten bleibt. Das dient allein der von dir gewünschten Funktion (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und lässt sich jederzeit über die Website-Einstellungen deines Browsers löschen.

Es gibt kein Kontaktformular. Wenn du uns über die angegebene Adresse schreibst, verarbeiten wir deine Nachricht ausschließlich zur Bearbeitung deines Anliegens.

Empfänger

• Supabase – Hosting der Datenbank und der Bilddateien (Serverstandort EU, Frankfurt).
• Anthropic – KI-Analyse, nur bei aktiver Cloud-Analyse.
• Resend – Versand von System-E-Mails wie Bestätigungs- und Anmeldemails (Verarbeitung in der EU, Region Irland).
• Cloudflare – Hosting dieser Website.
• Apple – Anmeldung „Sign in with Apple“, Orts-Dienste, Zahlungsabwicklung und App-Auslieferung.
• Google – nur, wenn du dich mit Google anmeldest.

Wir geben deine Daten nicht zu Werbezwecken weiter und verkaufen sie nicht.

Speicherdauer und Löschung

• Gelöschte Postkarten landen zunächst im Papierkorb („Zuletzt gelöscht“) und werden nach 7 Tagen automatisch entfernt; eine kurze Sicherung (höchstens 30 Tage) dient der Wiederherstellung.
• Du kannst dein Konto jederzeit in der App löschen (Profil → Einstellungen → Account). Dabei werden deine Inhalte und dein Profil entfernt; kurze technische oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
• Meldungen werden so lange gespeichert, wie dies zur Prüfung, Missbrauchsabwehr und Dokumentation erforderlich ist. Blockierungen bleiben bis zur Aufhebung oder Kontolöschung bestehen.
• Server-Protokolle dieser Website werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, hast du nach Art. 21 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen deiner besonderen Situation jederzeit zu widersprechen.

Eine erteilte Einwilligung, etwa in die KI-Analyse, kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Für alle Anliegen wende dich an support@dearlykept.de. Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Datensicherheit

Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf deine Daten ist durch Zugriffsregeln auf Server-Ebene auf dein Konto beschränkt.

Kinder

Die App richtet sich nicht gezielt an Kinder. Für die Nutzung mit einem eigenen Konto solltest du mindestens 16 Jahre alt sein oder die Zustimmung deiner Erziehungsberechtigten haben.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils in der App bzw. unter dieser Adresse abrufbare Fassung.

Stand: 31. August 2026

Privacy Policy

This policy explains which personal data the “Dearly Kept” app and this website process, for what purpose, and on what legal basis.

Controller

The controller responsible for data processing is:

Benedict Heine
Marinesteig 8
14129 Berlin
Germany
Email: support@dearlykept.de

There is no separate data protection officer; the scale of processing is below the statutory threshold.

What data we process

• Account data: depending on how you sign in, your email address, your Apple ID (Sign in with Apple, possibly an anonymous relay address) or your Google account, plus your display name, username and optionally a profile picture, short bio and home location.
• Content: the postcards you record – photos of the front and back, places, countries, dates, recognised text and summaries – as well as the people you create (names, nicknames).
• Social data: friendships and links between people and profiles that you create yourself.
• Usage data: timestamps of your app usage (e.g. the last app launch) to measure active usage and improve the app.
• Purchase and subscription data: if you use paid features, the associated transaction identifiers and your plan. Payment itself is handled by Apple; we do not receive any payment details.
• Moderation data: when you report or block a profile, we store the account IDs involved, the selected report reason and its review status.
• Device identifier at sign-up: when you create an account we process a vendor-scoped device identifier assigned by Apple (identifierForVendor) in shortened form, to prevent the one-time starting credit from being abused through repeated registrations.

Purposes and legal bases

• Providing the app (account, storing and syncing your postcards, social features): performance of a contract, Art. 6(1)(b) GDPR.
• AI analysis of postcards (see below): your consent, Art. 6(1)(a) GDPR. No cloud analysis starts without your consent; on-device text recognition does not transfer images.
• Usage analytics (active usage): legitimate interest in operating and improving the app, Art. 6(1)(f) GDPR.
• Purchase processing: performance of a contract, Art. 6(1)(b) GDPR.
• Reports and blocks: legitimate interest in a safe community and preventing abuse, Art. 6(1)(f) GDPR.
• Abuse protection at sign-up: legitimate interest in preventing repeated registrations to obtain credit, Art. 6(1)(f) GDPR.
• Operating this website: legitimate interest in secure and functional delivery, Art. 6(1)(f) GDPR.

AI analysis (cloud)

When you start the AI analysis of a postcard, the photos of the card and any associated text are transferred to our server (Supabase) and from there to the AI service Anthropic (Claude), for example to detect origin, sender and occasion. This transfer only happens with your explicit consent. Anthropic processes the data on our behalf; this may involve a transfer to the USA, safeguarded by the EU Standard Contractual Clauses. The data is not used to train AI models. On-device text recognition does not transfer images.

The analysis does not make any decision about you; it produces suggestions that you can accept or discard individually. There is no automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR.

People on your postcards

Postcards almost always contain other people's data: handwriting, names, addresses, greetings. As long as you use the app purely privately, this falls under the household exemption in Art. 2(2)(c) GDPR. If you use card contents beyond that, for instance by publishing them, you are responsible for that processing yourself. We recommend obscuring other people's names and addresses before publishing anything.

Location lookup

To convert place names into coordinates and vice versa we use Apple's map service. The relevant place information is transmitted to Apple for this purpose. The app does not access your device's location services.

This website

The website is hosted by Cloudflare. When you open a page, Cloudflare processes technically necessary connection data such as your IP address, the time of access, the address requested, the amount of data transferred and your browser identification. This is required to deliver the site and to defend against attacks (Art. 6(1)(f) GDPR). The data is kept only briefly and is not combined with other data. Cloudflare processes on our behalf; a transfer to the USA is safeguarded by the EU Standard Contractual Clauses.

This website sets no cookies, embeds no external fonts or scripts, and uses no analytics or advertising tools. When you switch the language above, that choice is stored in your browser's local storage so it is remembered on your next visit. This serves only the function you asked for (§ 25(2)(2) TDDDG) and can be cleared at any time through your browser's website settings.

There is no contact form. If you write to us at the address given above, we process your message solely to handle your request.

Recipients

• Supabase – hosting of the database and image files (server location EU, Frankfurt).
• Anthropic – AI analysis, only when a cloud analysis is actively started.
• Resend – sending system emails such as confirmation and sign-in messages (processing in the EU, Ireland region).
• Cloudflare – hosting of this website.
• Apple – “Sign in with Apple”, map services, payment processing and app delivery.
• Google – only if you sign in with Google.

We do not pass on your data for advertising purposes and we do not sell it.

Retention and deletion

• Deleted postcards first go to the bin (“Recently deleted”) and are removed automatically after 7 days; a short backup (at most 30 days) serves recovery.
• You can delete your account in the app at any time (Profile → Settings → Account). Your content and profile are removed; short technical or statutory retention periods remain unaffected.
• Reports are stored for as long as necessary for review, abuse prevention and documentation. Blocks remain in place until lifted or until the account is deleted.
• Server logs of this website are deleted or anonymised after 30 days at the latest.

Your rights

You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18) and data portability (Art. 20 GDPR).

Where we process data on the basis of a legitimate interest, you have the right under Art. 21 GDPR to object to that processing at any time on grounds relating to your particular situation.

You can withdraw consent you have given, for example for the AI analysis, at any time with effect for the future; the lawfulness of processing carried out until then remains unaffected.

For any request, write to support@dearlykept.de. You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, for example the Bavarian Data Protection Authority (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht), Promenade 18, 91522 Ansbach, Germany.

Data security

Data is transmitted encrypted (TLS). Access to your data is restricted to your account by access rules at server level.

Children

The app is not directed at children. To use it with your own account you should be at least 16 years old or have your guardian's consent.

Changes

We update this policy when the app or the legal situation changes. The version available in the app or at this address applies.

Last updated: 31 August 2026